BELAJAR MICROSOFT WORD





I. Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata yang banyak dipakai saat ini dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya, seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect dan lain-lain. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fasilitas yang disediakan, kemudahan dalam menggunakan, hasil yang diperoleh, tampilan yang menarik dan lain sebagainya.

Microsoft Word, selanjutnya disebut Word 2003 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang mengalami banyak perubahan dan perbaikan di sana-sini sehingga lebih fleksibel digunakan dan menyediakan fasilitas penuh terhadap penulisan dari setiap program aplikasinya. Kemampuan dalam membuat tabel, menyisipkan program lain ke program Word 2003 dan fasilitas lainnya yang akan bahas lebih lanjut, telah menghantarkan Word 2003 sebagai program aplikasi pengolah kata yang mutakhir saat ini.



Tittle bar

Menu bar

Toolbar

standar

ruler



Status bar Toolbar gambar Task Pane

Gambar 1. Tampilan area kerja MS Word

Keterangan Gambar:

* Title bar

berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.

* Menu Bar

berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Menu File, maka sub menu-nya berisi segala hal yang berkaitan dengan file, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri dari Menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Windows dan Help tapi daftar menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita. Menu ini dapat kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau dengan tombol Alternate (ALT)+huruf yang bergaris bawah pada menu secara bersamaan. Misal, kita akan mengaktifkan menu File maka klik-lah menu tersebut atau dengan menekan tombol ALT+F (tekan secara bersamaan).

* Tool bar

berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari perintah File > Open, atau tool Print merupakan shortcut dari perintah File > Print.

* Ruler

sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari lembar kerja. Apakah batas kiri, kanan, paragraph dan lain-lain. Ruler ini dapat kita atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter, points atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan dengan cara : Klik menu tool, lalu klik Options pada kotak dialog option klik general pada kotak pilihan measurement units tentukan jenis pengukuran yang diinginkan, lalu klik OK.

Gambar 3. Status bar



* Status bar

adalah baris horizontal yang menampilan informasi jendela dokumen

yang sedang ditampilkan, antara lain:





II. Mengenal Dasar-Dasar Penyuntingan



1. Membuat Dokumen Baru

Sewaktu kita mengaktifkan program Word 2003 otomatis dibuka lembar kerja baru dengan nama document1. Untuk merubah nama ini dapat dilakukan pada saat penyimpanan lembar kerja ini. Lalu bagaimana caranya membuka lembar kerja baru disaat Word 2003 telah aktif (mengerjakan dokumen lain). Misalnya sekarang kita sedang mengetik suatu dokumen dengan nama ‘Latihan.doc’, pada saat itu lupa belum mengetik tugas, lalu kita ingin mengerjakan tugas dahulu baru mengerjakan dokumen ‘Latihan.doc’. Bagaimana caranya untuk membuka lembar kerja yang baru ini? Ada dua cara , yaitu:

1. Mengaktifkan Word 2003 dari menu Start (lihat sub menu memulai Word 2003 diatas). Jika cara ini kita pilih berarti kita mengaktifkan 2 layar Word 2003 dengan nama yang berbeda. Atau dengan cara

2. Meng-klik menu File lalu pilih dan klik New, (atau langsung meng-klik icon new dengan lambang selembar kertas , maka akan muncul layar sbb

3. pada kotak dialog New pilih tab general dan klik Blank Document lalu klik OK.

Pada layar ini kita juga dapat membuka berbagai format surat, memo, web pages dan lain sebagainya. Untuk melihat masing-masingnya kita tinggal meng-klik jenis format yang diinginkan yang terletak sejajar dengan tab general.

2. Menggeser Insertion Point (kursor)

Insertion point sama dengan kursor, perbedaanya terletak bentuknya. Kalau insertion point berupa garis tegak (I) yang berkedip-kedip terdapat pada aplikasi windows sedangkan kursor adalah garis rebah (-) yang berkedip-kedip yang terdapat pada aplikasi DOS. Insertion point berfungsi sebagai penunjuk lokasi tempat memulai pengetikan atau menandai teks. Agar kita bergerak dengan cepat dalam suatu dokumen yang besar, maka kita harus tahu apa saja perintah untuk menggeser insertion poin ini.

Tombol


Fungsi

→ atau ←


Berpindah ke kanan atau ke kiri satu karakter

↑ atau ↓


Berpindah ke atas atau ke bawah satu baris

Ctrl+→ atau Ctrl+←


Berpindah ke kanan atau ke kiri satu kata

Ctrl+↑ atau Ctrl+↓


Berpindah ke atas atau kebawah satu paragraph

Home atau End


Berpindah ke awal atau ke akhir baris

Ctrl+Home atau Ctrl+End


Berpindah ke awal atau ke akhir dokumen

PgUp atau PgDn


Berpindah ke atas atau ke bawah satu layar

Ctrl+PgUp/Ctrl+ PgDn


Berpindah ke atas atau ke bawah satu halaman

Disamping perintah diatas, kita juga dapat mengeser insertion point ini dengan menggunakan mouse, dengan cara meng-klik pada daerah yang diinginkan, tentunya hal ini hanya dapat kita lakukan pada layar yang tampak saja. Untuk mengatasi ini kita juga dapat menggunakan tombol vertical scroll bar atau horizontal scroll bar yang terdapat pada bagian kanan dan bawah layar dengan symbol. Ingat : Tombol ini hanya berfungsi untuk menggeser layar bukan untuk memindahkan insertion point.

Cara yang paling cepat adalah dengan:

1. Klik menu Edit.

2. Pilih dan Klik Submenu Go To.

3. Maka akan tampil jendela Find and Replace.

4. Pada kotak pilihan go to what, kita dapat menentukan jenis pemindahan yang diinginkan. Misalkan kita klik Line.

5. Pada Enter line number kita isikan 20, lalu klik go to.

6. Maka insertion point sekarang berada pada baris ke 20.

3. Menandai Teks (blok)

Jika kita ingin meng-copy, memindahkan, atau menghapus sekelompok kalimat maka kita sebaiknya menandai teks tersebut terlebih dahulu dengan tujuan untuk mempercepat proses. Menandai teks berarti kita mem-blok suatu teks sehingga warnanya berbeda dengan yang lain. Menandai suatu teks dapat kita lakukan dengan dua cara:

a) Menggunakan Keyboard

Tombol yang digunakan adalah ;

Tombol


Fungsi

Shift+ →


Menandai satu karakter disebelah kanan insertion point

Shift+ ←


Menandai satu karakter disebelah kiri insertion point

Shift+ ↑


Menandai satu baris ke atas

Shift+ ↓


Menandai satu baris ke bawah

Ctrl+Shift+ →


Menandai satu kata disebelah kanan insertion point

Ctrl+Shift+ ←


Menandai satu kata disebelah kiri insertion point

Ctrl+Shift+ ↑


Menandai sampai ke-awal paragraph

Ctrl+Shift+ ↓


Menandai sampai ke-akhir paragraph

Shift+End


Menandai sampai ke akhir baris

Shift+Home


Menandai sampai ke awal baris

Shift+PgUp


Menandai sampai satu layar ka-atas

Shift+PgDwn


Menandai sampai satu layar ke-bawah

Ctrl+Shift+Home


Menandai sampai ke awal dokumen

Ctrl+Shift+End


Menandai sampai ke akhir dokumen

Ctrl+A


Menandai seluruh teks yang ada pada dokumen



b) Menggunakan Mouse

Lakukan


Fungsi, untuk memilih

Klik tahan (drag) teks yang diinginkan


Sembarang teks

Klik ganda pada kata


Satu kata

Klik pada selection bar


Satu baris

Drag pada selection bars


Beberapa baris

Tekan CTRL lalu klik kalimat yang diinginkan


Satu kalimat

Klik ganda pada selection bar atau klik 3X pada bagian paragraph


Satu paragraph

Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi yang dinginkan


Berbentuk kolom

Keterangan: Selection bar adalah bagian yang terletak di sebelah kiri margin kiri. Untuk membatalkan penandaan suatu teks, kliklah disembarang tempat.

4. Meng-copy, Menghapus & Memindahkan Teks

a) Meng-copy Teks

Untuk meng-copy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

· Tandailah teks yang akan dicopy

· Klik menu Edit lalu klik Copy (atau klik icon copy )

· Pindahkan titik sisip (insertion point) ke lokasi pengcopian.

· Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon paste)

Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan mouse, berikut:

* Tandai teks yang akan dicopy dengan mouse.
* Klik mouse kiri lalu drag teks.
* Klik mouse kanan lalu pilih Copy.
* Pindahkan mouse ke tempat yang akan dituju.
* Klik mouse kanan lalu pilih Paste.

Atau dengan cara:

· Tandailah teks yang akan dicopy.

· Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan peng-copian.

Atau dengan cara lain:

· Tandailah teks yang akan dicopy.

· Tekan Ctrl+C.

· Bawa insertion point ke daerah tujuan.

· Tekan Ctrl+V.

b) Menghapus Teks

Menghapus teks dapat kita lakukan sebagai berikut:

· Tandailah teks yang akan dihapus.

· Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut, gambar gunting).

Atau dengan cara:

· Tandailah teks yang akan dihapus.

· Tekan tombol Delete.

Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, dapat juga dengan mengikuti langkah berikut ini:

· Pilih teks yang akan anda hapus.

· Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear, Contents Del atau tekan tombol Delete.

c) Memindahkan Teks

Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini:

· Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan.

· Klik menu Edit lalu klik Cut (atau klik icon Cut).

· Pindahkan penujuk sisipan (insertion point) ke daerah tujuan.

· Klik menu Edit lalu klik Paste (atau klik icon Paste).

Atau dengan cara:

· Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan.

· Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru.

Atau dengan cara lain:

· Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan.

· Tekan Ctrl+X.

· Bawa insertion point ke daerah tujuan, Tekan Ctrl+V.

5. Menyimpan Dokumen

Lembar kerja (document) yang kita buat dapat disimpan pada hard disk atau disket dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih dan klik menu File, Save atau tekan Ctrl+S.

2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih dan klik drive atau folder yang diinginkan.

3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.

4. Klik tombol perintah Save untuk memproses penyimpanannya.

Catatan :

1. Dibawah pilihan Save in terdapat icon-icon alamat yang sering digunakan untuk menyimpan data. Anda dapat langsung meng-klik icon tersebut jika Anda ingin menyimpan data pada icon tersebut.

2. Jika diperlukan Anda juga dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar pilihan Save as type.

Di samping cara di atas, kita juga dapat menyimpan dokumen dengan langsung meng-klik icon save (gambar disket) yang terdapat pada toolbar standar.